Как выбрать процессы для первоочередной автоматизации: чек-лист для бизнеса

Ведение бизнеса — сложный процесс, и от эффективной организации всех его этапов зависит общая успешность компании. Сегодня многие бизнес-процессы можно автоматизировать, что позволяет ускорить их выполнение и упростить управление ими. Но для того чтобы автоматизация бизнеса прошла успешно, необходимо продумать, что и как внедрить.

Что предусмотреть при внедрении первоочередной автоматизации

Для начала необходимо проанализировать эффективность всех процессов бизнеса, выявить, на каких этапах возникают проблемы: задержки с доставкой, жалобы на обслуживание и т.п.. Также важно определить процессы, требующие взаимодействия многих сотрудников и подверженные высокой вероятности ошибок. В этом случае автоматизация позволит снизить влияние человеческого фактора и улучшить взаимодействие между сотрудниками. Еще нужно понимать, что стандартизированные, регламентируемые процессы проще автоматизировать. Начать автоматизацию можно с настройки e-mail-рассылки, создания ежедневных отчетов по заданному алгоритму и т.п..

Более системный анализ позволит выявить наиболее затратные с точки зрения времени и финансов процессы. Для этого можно использовать картирование (в частности, диаграмму потоков). Также проводят оценку трат и выгоды, формируют матрицу приоритетов, отдавая для автоматизации процессы, имеющие большое влияние и невысокую сложность.

Далее следует определить цели автоматизации. В зависимости от специфики бизнеса они могут включать оптимизацию обработки заявок и предотвращение дублирования информации.

С учетом необходимости и возникших пожеланий следует подбирать подходящие инструменты для внедрения автоматизации. Это могут быть управленческие решения, роботы для автоматизации, CRM-системы (например, для регулирования отношений с клиентами) или другие инструменты. Главное, чтобы они решали поставленные задачи и легко интегрировались в уже работающие системы.

После внедрения систем автоматизации необходимо провести первичное тестирование того, как все работает.

Ищете, как организовать автоматизацию производства? Обращайтесь к нам.