Урок 2. Справочники и документы

Цель: 

​Дать определение документам и справочникам 

На прошлом уроке мы изучили шесть базисных бизнес-процессов. Сегодня мы разберем, как документы и справочники помогают фиксировать и систематизировать эти процессы.

Основные понятия

1. Документы

Документы — это инструменты для фиксации бизнес-процессов. Они содержат поля с данными, которые могут быть уникальными или повторяющимися.

Пример:
Маша записывает, что Витя купил коробки (38×25, 10 штук, 450 рублей) у компании «Факел». Через месяц при повторной покупке тех же коробок запись может отличаться, если данные вносятся произвольно.

Проблема:
Без систематизации невозможно группировать, искать или анализировать данные.

2. Справочники

Справочники нужны для хранения повторяющихся данных, чтобы обеспечить их единообразие в документах.

Виды справочников:

• Простые:например, единицы измерения (штуки, ящики).
• Обогащенные:например, справочник поставщиков с контактами, адресами, историей взаимодействий.

Примеры справочников:
Заказы, клиенты, товары, поставщики.

3. Типы документов

Документы могут существовать в разных формах:

1. Электронные:создаются и хранятся в информационных системах (например, инвойс в ODU).
2. Печатные формы:электронные документы, преобразованные в печатный вид.
3. Машиночитаемые:предназначены для передачи данных (например, XML-УПД).

Пример:
УПД (универсальный передаточный документ) содержит поля с данными о поставщике, товарах, ценах и датах. Он может быть сформирован электронно и иметь печатную форму.

Проблемы ручного заполнения

• Произвольные данные:приводят к ошибкам и невозможности автоматизированной обработки.
• Исторический пример:раньше документы заполняли вручную на бумаге или в Excel, что требовало много времени и усилий.

Решение: Использование информационных систем

Для эффективной работы с документами и справочниками необходимо использовать специализированные инструменты:

• Цифровизация: переход на электронные системы (например, Odoo) для автоматизации формирования и обработки документов.
• Стандартизация: использование справочников для единообразия данных.

Заключение

• Справочники и документы — ключевые элементы систематизации бизнес-процессов.
• Автоматизация и цифровизация упрощают работу с данными, исключая ошибки и экономя время.

Домашнее задание

1. Создайте простой справочник единиц измерения для своего бизнеса.
2. Проанализируйте один из документов вашей компании (например, счет или накладную) и выделите поля, которые можно стандартизировать с помощью справочников.
3. Опишите, как переход на электронный документооборот может улучшить процессы в вашей компании.