14. Руководство по настройке системы согласования документов

1. Базовый функционал согласований

Основные принципы:

• Процесс работает через "Request Validation" (Запрос валидации)
• Поддерживаются простые схемы:
  • Согласование одним ответственным
  • Последовательное согласование (цепочка)
• Не поддерживаются:
  • Голосование ("до первого за" или "большинство голосов")
  • Параллельное согласование несколькими отделами

Пример блок-схемы:

2. Пошаговая настройка согласования

Шаг 1. Создание документа (на примере Quotation)

1. Создаем квотэйшн:
   • Контрагент: Покупатель магазина
   • Товар: Металл
   • Количество: 1 тонна
   • Цена: $5000
2. Сохраняем документ

Шаг 2. Отправка на согласование

• Нажимаем "Request Validation"
• Система:
  • Блокирует редактирование документа
  • Направляет уведомление валидатору:
    • В интерфейсе (красная цифра "1" в шапке)
    • На email (при настроенной интеграции)

Шаг 3. Процесс согласования
Валидатор видит:

• Кнопки "Validate" (принять) и "Refuse" (отклонить)
• Возможность добавить комментарий (при дополнительной настройке)

Шаг 4. Результат:

• При подтверждении → документ переходит в статус "Validated"
• При отказе → возвращается автору с комментарием

3. Глубокая кастомизация (доступна на 2 этапе)

1. Альтернативные триггеры согласования:

• Привязка к кнопке "Confirm"
• Автоматическая отправка при создании Proforma Invoice
• Согласование при превышении лимита суммы

3. Интеграция с чатом:

• История согласований в правой панели
• Уведомления в корпоративный мессенджер
• Журнал изменений с отметками времени

4. Модуль подписания документов (Sign)

Возможности:

1. Электронная подпись при отгрузке:
   • Клиент подписывает на планшете
   • Автоматическая генерация акта
   • Интеграция с ТСД (терминалами сбора данных)
2. Настройка форм:
   • Пользовательские поля для подписи
   • Добавление фото/сканов документов
   • Водяные знаки для защиты

5. Рекомендации по внедрению

1. Подготовка:

• Матрица ответственных (кто какие документы согласует)
• Лимиты сумм для разных уровней согласования
• Шаблоны комментариев для отклонений

2. Обучение:

• Базовый курс (1 час) — работа со стандартным функционалом
• Продвинутый (2 часа) — кастомизация правил

3. Доработки:

• Сложные маршруты согласования → 2 этап
• Интеграция с ЭЦП → 2 этап
• Мобильное подписание → 2 этап

6. Примеры использования

Сценарий 1: Согласование крупного заказа

1. Менеджер создает заказ на $15 000
2. Система автоматически требует согласования:
   • Руководитель отдела продаж
   • Финансовый директор
3. После двукратного подтверждения → автоматическое создание закупки

Сценарий 2: Экспресс-согласование

• Для заказов < $5 000 — мгновенное подтверждение
• Для возвратов — обязательный комментарий при отклонении

💡 Совет: Начните с простых схем согласования, постепенно добавляя сложные правила после тестирования базового функционала.