29. Руководство по учету возмещаемых расходов сотрудников (такси, ГСМ и др.)

1. Настройка модуля "Затраты" (Expenses)

Где найти:
Затраты → Новый отчет

Обязательные поля для создания расхода:

1. Категория затрат

2. Сотрудник

3. Сумма (USD)

4. Дата расхода

5. Счет расчетов с персоналом

6. Налог (при необходимости)

7. Подтверждающий документ

2. Пошаговый процесс возмещения

Шаг 1. Создание отчета о расходах

1. Добавьте все затраты за период
2. Назначьте ответственного менеджера
3. Прикрепите сканы:
   • Такси: чек Bolt/Yandex
   • Бензин: АЗС-чеки + путевой лист

Шаг 2. Согласование

Шаг 3. Проводки
После утверждения система создает:

• Дебет 44.01 "Затраты на такси"
• Кредит 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами"

3. Особенности для разных типов расходов

А. Такси

• Интеграция с сервисами такси (2 этап)

Б. ГСМ для личного авто

1. Требуемые документы:
   • Путевой лист с маршрутом
   • Чеки АЗС с привязкой к авто
2. Лимиты возмещения

4. Контроль и отчетность

Дашборд для CFO:

Важные отчеты:

1. По сотрудника
2. По проектам
   

5. Планируемые улучшения (2 этап)

Автоматизация:

1. Для такси:
   • API-интеграция с Яндекс.Такси/Ситимобил
   • Автоимпорт чеков
2. Для ГСМ

Дополнительные проверки:

• Автовыявление дублей чеков
• Сравнение с нормами Минтранса

6. Частые проблемы и решения

Проблема: Отсутствие чеков
Решение:

• Настройка обязательных вложений
• Блокировка отчетов без документов

💡 Совет: Настройте автоматические уведомления для бухгалтерии при утверждении отчетов — это ускорит перечисление средств сотрудникам.