16, 17. Руководство по управлению контрактами и документооборотом в системе

1. Реестр контрактов: функционал и доработки

Базовые возможности модулей:

• Customer Contracts (для клиентов)
• Supplier Contracts (для поставщиков)

Планируемые доработки (2 этап):

1. Признаки статусов:
   • Подписан нами
   • Подписан контрагентом
   • Закрыт
2. База сопоставления (интеграция с Excel/Google Sheets)
3. Автоматизация

2. Интеграция контрактов с другими документами

Связи между модулями:

Как привязать:

1. В карточке инвойса/заказа:
   • Поле "Основание" → выбор контракта
2. Массовая привязка через импорт

3. Учет входящих/исходящих документов

Варианты реализации:

A. Стандартный модуль "Документы"

• Плюсы:
  • Бесплатный
  • Базовая классификация
• Минусы:
  • Ограниченный поиск
  • Нет сложных атрибутов

Настройка:

1. Загрузка файла:
   • Поддержка форматов: PDF, DOCX, JPG
   • Макс. размер: 25 МБ
2. Добавление метаданных:

B. Платный модуль "Бюрократ" (~45 000 руб./год)

• Преимущества:
  • Электронный журнал регистрации
  • Маршрутизация документов
  • Интеграция с ЭДО

Пример процесса:




4. Рекомендации по внедрению

• Этап 1. Базовая настройка:

1. Перенос действующих контрактов (шаблон для импорта)
2. Настройка:
   • Типовых условий оплаты
   • Категорий документов
3. Обучение:
   • 2 часа для менеджеров
   • 3 часа для бухгалтерии

Этап 2. Доработки:

1. Для контрактов:
   • Дашборд с графиком окончаний
   • Интеграция с ЭЦП
2. Для документооборота:
   • OCR для сканов
   • Автоматическая регистрация входящих email

5. Сравнение решений

6. Чек-лист для начала работ

1. Подготовить:
   • Архив действующих контрактов (Excel)
   • Перечень обязательных реквизитов документов
   • Матрицу ответственных за согласование
2. Определить:
   • Необходимость интеграции с ЭДО
   • Требования к поиску (по тексту внутри PDF?)
   • Кто будет администрировать систему

💡 Совет: Начните с 10-15 тестовых контрактов, чтобы оценить удобство системы перед массовым внесением данных.